文案调查法又称资料查阅寻找法、桌面研究、间接调查法、资料分析法或室内研究法。它是利用企业内部和外部现有的各种信息、情报,对调查内容进行分析研究的一种调查方法。
文案调查要求更多的专业知识、实践经验和技巧。这是项艰辛的工作,要求有耐性、创造性和持久性。
文案调查法的特点
调查必须选用科学的方法,调查方法选择恰当与否,对调查结果影响甚大。各种调查方法都有利有弊,只有了解各种方法,才能正确选择和应用。
与实地调查相比,文案调查有以下几个特点:
第一,文案调查是收集已经加工过的文案,而不是对原始资料的搜集。
第二,文案调查以收集文献性信息为主,它具体表现为收集种文献资料。在我国,目前仍主要以收集印刷型文献资料为主。当代印刷型文献资料又有许多新的特点,即数量急剧增加,分布十分广泛,内容重复交叉,质量良莠不齐等。
第三,文案调查所收集的资料包括动态和静态两个方面,尤其偏重于从动态角度,收集各种反映调查对象变化的历史与现实资料。
文案调查法的功能
在调查中,文案调查有着特殊地位。它作为对信息收集的重要手段,一直得到世界各国的重视,文案调查的功能表现在以下四个方面:
(一)文案调查可以发现问题并为提供重要参考
根据调查的实践经验,文案调查常被作为调查的首选方式。几乎所有的调查都可始于收集现有资料,只有当现有资料不能为提供足够的证据时,才进行实地调查。因此,文案调查可以作为一种独立的调查方法加以采用。
(二)文案调查可以为实地调查创造条件
如有必要进行实地调查,文案调查可为实地调查提供经验和大量背景资料。具体表现在:
1、通过文案调查,可以初步了解调查对象的性质、范围、内容和重点等,并能提供实地调查无法或难以取得的各方面的宏观资料,便于进一步开展和组织实地调查,取得良好的效果。
2.文案调查所收集的资料可用来证实各种调查假设,即可通过对以往类似调查资料的研究来指导实地调查的设计,用文调查资料与实地调查资料进行对比,鉴别和证明实地调查结果的准确性和可靠性。
3.利用文案资料并经实地调查,可以推算所需掌握的数据。
4.利用文案调查资料,可以帮助探讨现象发生的各种原因并进行说明。
(三)文案调查可用于经常性的调查
实地调查更费时费力,操作起来比较困难,而文案调查如果经调查人员精心策划,具有较强的机动灵活性,能随时根据需要,收集、整理和分析各种调查信息。
(四)文案调查不受时空限制
从时间上看,文案调查不仅可以掌握现实资料,还可获得实地查所无法取得的历史资料。从空间上看,文案调查既能对内部资料进行收集,还可掌握大量的有关外部环境方面的资料。尤其对因地域遥远,条件各异,采用实地调查需要更多的时间和经费不便的调查。
文案调查法的基本要求
文案调查的特点和功能,决定了调查人员在进行文案调查时,应该满足以下几个方面的要求:
第一,广泛性,文案调查对现有资料的收集必须周详,要通过各种信息渠道,利用各种机会,采取各种方式大量收集各方面有价值的资料。一般说来,既要有宏观资料,又要有微观资料;既要有历史资料,又要有现实资料;既要有综合资料,又要有典型资料。
第二,针对性,要着重收集与调查主题紧密相关的资料,善于对一般性资料进行摘录、整理、传递和选择,以得到有参考价值的信息。
第三,时效性,要考虑所收集资料的时间是否能保证调查的需要。随着知识更新速度加快,调查活动的节奏也越来越快,资料适用的时间在缩短,因此,只有反映最新情况的资料才是价值最高的资料。
第四,连续性,要注意所收集的资料在时间上是否连续。只有连续性的资料才便于动态比较,便于掌握事物发展变化的特点和规律。
文案调查法的渠道
文案调查应围绕调查目的,收集一切可以利用的现有资料。从一般线索到特殊,这是每个调查人员收集情报的必由之路。当着手正式调查时,调查人员寻找的第一类资料是向他提供总体概况的那类资料,包括基本特征、一般结构、发展趋势等,随着调研的深入,资料的选择性和详细程度会越来越细,这个原则也适宜于寻找具体事实的调研活动。
一、内部资料的收集
内部资料的收集主要是收集调查对象活动的各种记录,主要包括以下四种:
1.业务资料,包括与调查对象活动有关的各种资料,如订货单、进货单、发货单、合同文本、发票、销售记录、业务员访问报告等。通过对这些资料的了解和分析,可以掌握本企业所生产和经营的商品的供应情况,分地区、分用户的需求变化情况。
2.统计资料,主要包括各类统计报表,企业生产、销售、库存等各种数据资料,各类统计分析资料等。企业统计资料是研究企业经营活动数量特征及规律的重要定量依据,也是企业进行预测和决策的基础。
3.财务资料,是由企业财务部门提供的各种财务、会计核算和分析资料,包括生产成本、销售成本、各种商品价格及经营利润等。财务资料反映了企业活劳动和物化劳动占用和消耗情况及所取得的经济效益,通过对这些资料的研究,可以确定企业的发展背景,考核企业经济效益。
4.企业积累的其他资料,如平时剪报、各种调研报告、经验总结、顾客意见和建议、同业卷宗及有关照片和录像等。这些资料都对市场研究有着一定的参考作用。例如:根据顾客对企业经营、商品质量和售后服务的意见,就可以对如何改进加以研究。
二、外部资料的收集
对于外部资料,可从以下几个主要渠道加以收集:
1.统计部门以及各级、各类政府主管部门公布的有关资料。国家统计局和各地方统计局都定期发布统计公报等信息,并定期出版各类统计年鉴,内容包括人口数量、国民收入、居民购买力水平等,这些均是很有权威和价值的信息。此外,计委、财政、工商、税务、银行等各主管部门和职能部门,也都设有各种调查机构,定期或不定期地公布有关政策、法规、价格和市场供求等信息。这些信息都具有综合性强、辐射面广的特点。
2.各种经济信息中心、专业信息咨询机构、各行业协会和联合会提供的信息和有关行业情报。这些机构的信息系统资料齐全,信息灵敏度高,为了满足各类用户的需要,它们通常还提供资料的代购、咨询、检索和定向服务,是获取资料的重要来源。
3.国内外有关的书籍、报刊、杂志所提供的文献资料,包括各种统计资料、广告资料、市场行情和各种预测资料等。
4.有关生产和经营机构提供的商品目录、广告说明书、专利资料及商品价目表等。各地电台、电视台提供的有关信息。近年来全国各地的电台和电视台为适应形势发展的需要,都相继开设了各种专题节目。
5.各种国际组织、学会团体、外国使馆、商会所提供的国际信息。
6.国内外各种博览会、展销会、交易会、订货会等促销会议以及专业性、学术性经验交流会议上所发放的文件和材料。
三、互联网资料的收集
互联网,将世界各地的计算机联系在一起的网络,它是获取信息的最新工具,对任何调查而言,互联网都是最重要的信息来源。互联网上的原始电子信息比其他任何形式存在的信息都更多,这些电子信息里面,有很多内容是调查所需要的情报。
互联网的特征是,容易进入,查询速度快,数据容量大,同其它资源连接方便。在互联网上,要查找的东西,只要网上有立即得到。某家银行经理急需一篇在国外某报纸当天发表的有关某公司的文章,请调查公司替寻找。调查公司查该报社的网页,不但发现了文章而且可以免费下载,还通过该网址的超文本链接,将一个文档中的关键词同其他文档的关键词链接的功能,发现了更多有关该公司的信息。
互联网的发展使信息搜集变得容易,从而大大推动了调查的发展。过去,要搜集所需情报需要耗费大量的时间,奔走很多地方。今天,文案调查人员坐在计算机前便能轻松的获得大量信息,只要在正确的地方查寻就可能找到,许多宝贵的信息都是免费的。比如.及时了解政府规章的变化是调查的一项重要内容,从网上可以得到有关法律和规章的全文。从网上获取这些资料比上图书馆查找方便得多。如果想要了解某些信息的具体细节,在图书馆中查找效率很低。如果利用搜索引擎查找,打入需要查寻的关键字,电脑就自动帮助找出来,可以获得包含该条文的原始文件的全文。
资料质量的评估
在运用文案调查资料进行分析研究时,需注意应首先提出问题并对其质量进行评估。应当提出的问题有:
1、内容,资料是否可靠全面和精确地包括课题的要求。
2、水平,资料的专门程度够不够格。
3、重点,资料是否针对与课题最有关的各个方面。
4、时间,资料所涉及的时期是否适当,有没有事过境迁。
5、准确,资料是否可信,与第一手资料的接近程度如何。
6、方便,资料能否既迅速又花钱不多地获得。
文案调查法的局限性
文案调查法有一定的局限性,主要表现在以下几个方面:
第一,文案调查依据的主要是历史资料,其中过时资料比较多,现实中正在发生变化的新情况、新问题难以得到及时地反映。
第二,所收集、整理的资料和调查目的往往不能很好地吻合,对解决问题不能完全适用,收集资料时易有遗漏。
第三,文案调查要求调查人员有较扎实的理论知识、较深的专业技能,否则在工作中将力不从心。此外,由于文案调查所收集的文案的准确程度较难把握,有些资料是由专业水平较高的人员采用科学的方法搜集和加工的,准确度较高,而有的资料只是估算和推测的,准确度较低。因此,应明确资料的来源并加以说明。